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加工

加工とは?

プライバシーマーク(Pマーク)における「加工」とは、個人情報に手を加えて内容を変化させることです。

個人情報は必ずしも取得した当初のままの状態で利用を遂げるわけではありません。場合によっては利用における便宜や必要性ゆえに個人情報を加工することがあります。

個人情報を加工して利用することは、その内容や方法に問題がない限りプライバシーマーク(Pマーク)において認められています。

プライバシーマーク(Pマーク)には個人情報のライフサイクルという概念がありますが、そのライフサイクルの主要な局面の一つに「加工」も挙げられています。要求されるのは個人情報を加工する際に法律や倫理、本人の権利を侵害しないことです。

どのような行為が個人情報の加工に該当するでしょうか。

たとえば一個の個人情報の中のある項目を削除して利用するような場合が考えられます。取得したときは氏名が含まれていた個人情報から氏名を抜いて調査分析に活用するなどの事例があります。

また個人情報を複写・複製することも広い意味で加工に含まれるかもしれません。もちろん電子データとして情報をコピーする場合も該当します。

プライバシーマーク(Pマーク)の運用において個人情報を加工する場合にどのような点に注意が必要か考えてみましょう。

まず個人情報を加工する際の作業責任者を定める必要があります。個人情報を加工するということは個人情報の取り扱いにおけるリスクが変化または増加する可能性があることを意味します。ですから個々の従業員が勝手に個人情報に手を加えることは不適切です。

必ず個人情報を加工することについての社内承認手順と作業責任者を定めるようにしてください。

また個人情報を加工できる端末を限定するのがふさわしい場合もあります。個人情報を加工できる端末を特定した場合は、他の端末で無断で個人情報の加工が行われないように権限を設定する必要があるでしょう。

個人情報の加工に関する規定は、個人情報の委託を実施する場合にも必要となります。プライバシーマーク(Pマーク)取得会社が個人情報を外部に委託する場合は、個人情報の加工を許可する目的や場面、担当者を限定し、それ以外の目的や場面、担当者において個人情報が加工されないように監督する必要があります。この点は個人情報を共同利用したり第三者提供したりする場合においても必要な対策となります。

ちなみに個人情報保護法には「匿名加工情報」という用語があります。匿名加工情報とは、個人が特定(識別)できないように手を加え、かつ復元できないようにされた個人データのことを指します。

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