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守秘義務

守秘義務とは?

「守秘義務」とは、業務に従事する者またはその他の契約を締結する相手に対し、業務上知りえた秘密をもらさないという、法律上・契約上課せられた義務のことを言います。

現代は個人情報保護の意識が高まっていますので、社会的にも守秘義務の順守が非常に重要なものと見なされています。当然プライバシーマーク(Pマーク)の運用においても個人情報に関して守秘義務を守ることは極めて重要な要求事項となります。

事業者自身が個人情報を安全管理する必要があるのは言うまでもありませんが、プライバシーマーク(Pマーク)取得会社は、関係者が守秘義務を確実に守るような取り組みを行わなければなりません。

その一つの方法として守秘義務を盛り込んだ契約を関係者と締結するという方法があります。

守秘義務を盛り込んだ契約は一般的に「守秘義務契約」、「機密保持契約」または「NDA」と呼ばれます。

守秘義務契約を交わす相手方として考えられるのは従業者です。従業者は自社の業務に直接関与しますし、その中で自社が保有する個人情報を取り扱う機会も多くなります。そのため従業員と守秘義務契約を結ぶことがプライバシーマーク(Pマーク)の取り組みの一つとして必要になります。

なお派遣社員の場合は、すでに派遣元である事業者と登録時に守秘義務に関する契約を締結しています。ですから派遣されて自社の業務に従事し始める際に改めて直接守秘義務契約を交わす必要はないでしょう。ただしその場合でも、派遣社員として必要な守秘義務の内容を教え、業務で取り扱う個人情報を漏えいさせてはならないことを認識させるようにしてください。

守秘義務契約を交わす相手方として他に考えられるのは委託先です。委託先とは個人情報を取り扱う業務を委託する業者のことですので、必ず守秘義務を盛り込んだ契約を締結する必要があります。

委託先となる業者の中には法律によってすでに守秘義務が課せられているものもあります。たとえば社会保険労務士や弁護士などがその例です。このような委託先の場合は守秘義務に違反した場合に法律上の罰則がありますし、公的な監督を受けていますので、必ずしも守秘義務契約を改めて締結する必要がありません。

委託先ではないにしても、清掃業者や運送業者など事務所に継続的に出入りする業者などとは守秘義務契約を締結しておくのが望ましいかもしれません。

また一時的な来訪者が会社建物内のセキュリティの高いエリアに入場する場合でも、その場で守秘義務についての誓約書を取得するのが望ましいでしょう。

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