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フォローアップ

フォローアップとは?

個人情報保護マネジメントシステムにおける「フォローアップ」とは、一度実施したことを全面的または部分的に再度実施することをいいます。

プライバシーマーク(Pマーク)の運用で大事なのはPDCAであり、一度実施すればそれで十分というやり方では正しく運用できません。

必要なのは何かを実施したら必ず点検を行い、実施したことが目的達成につながったかどうかを確認するということなのです。そして確認した結果十分な効果が出ていなければ、再度同じことまたは内容を変えたことを実施し、効果を出す必要があります。そのようにして効果を出すため、またはすでに現れている効果を強化するために実施する活動全般をフォローアップと言います。

プライバシーマーク(Pマーク)の取り組みのどの部分でフォローアップを実施するかは各プライバシーマーク(Pマーク)が運用を定期的に見直しつつ決定していかなければなりません。

プライバシーマーク(Pマーク)の取り組みの中でフォローアップを行う機会が多い活動の一つは「監査」です。

プライバシーマーク(Pマーク)の要求事項によると事業者は年に1回以上社内での監査を実施して個人情報保護の状態を検査しなければなりませんが、監査の結果問題点が一つもないというケースはほぼありません。

通常は何らかの不適合や不適合につながりかねない状況が発見されます。その場合、監査員は不適合を是正する処置を講じるよう指示しますが、その是正処置が実施されたか、また是正処置が有効だったかを確認することも必要になります。そこでプライバシーマーク(Pマーク)取得会社は可能な限りフォローアップ監査を実施し、改善の有無を確認することになります。

プライバシーマーク(Pマーク)の取り組みの中でフォローアップを行う機会が多いもう一つの活動は「教育」です。

教育は個人情報保護のための力量を従業員に身に着けさせるために実施するものですが、その習得度は人によって異なって当然です。それでプライバシーマーク(Pマーク)取得会社は教育を行ったならテストを行うなどして理解度確認を実施し、理解が不十分な従業員に対しては教育のフォローアップを実施するのがよいでしょう。

代表者による個人情報保護マネジメントシステムの見直しの機会にも、前回の見直しの結果に対するフォローアップが適切だったかどうかが考慮されます。

いずれのフォローアップも、必要な状況に追い込まれてから実施を検討するのではなく、事前にフォローアップが必要な場合を規定し、フォローアップを実施するための手順を整備しておくのが賢明です。

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