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紙媒体

紙媒体とは?

「紙媒体」とは、情報伝達手段としての紙、または紙によって情報を伝達する形態を取っているものことです。

現在ではコンピュータ上の電子データによって個人情報の利用・管理・やり取りがなされる機会が増えていますので、そのようなメディアに対する語として「紙媒体」という言い方がされるのが通常です。

プライバシーマーク(Pマーク)の運用においても個人情報を物理的な紙などの手段で取り扱うことがあるため「紙媒体」という概念が出てきます。

紙媒体のメリットは取り扱いが簡易であることや、環境に依存せずに活用できる点です。デメリットは情報量に比例して容量が増えるため保管が難しくなる可能性があることや、情報の物理的な紛失や盗難が発生しやすいことなどです。

プライバシーマーク(Pマーク)の要求に照らして考えると、個人情報を電子データで管理するのも紙媒体で管理するのも事業者の自由ですが、紙媒体で管理する場合は紙媒体特有のリスクも考慮したうえで安全管理措置を講じなければならないということになります。

一般的な個人情報の管理策として、プライバシーマーク(Pマーク)取得会社は個人情報を含む紙媒体を保管する際、キャビネットなどで施錠管理するのが望ましいといえます。これは紙媒体だけでなく個人情報を格納した電子記録媒体などについても言えることです。

また紙媒体は電子データと異なりバックアップを取るのが簡単ではありません。バックアップがないと万が一情報が滅失した場合に復元することができないというリスクがあります。

そこでプライバシーマーク(Pマーク)取得会社はリスク対策として、重要な個人情報は電子データに変換して保管するとか、物理的にバックアップを取っておくなどの処置を講じておくこともできるかもしれません。

次にプライバシーマーク(Pマーク)取得会社が作成する内部規定についてです。内部規定とはプライバシーマーク(Pマーク)のマニュアルや手順書などのことですが、これらは紙媒体管理でも電子データ管理でもよいこととなっています。

プライバシーマーク(Pマーク)取得会社は自社における利用や更新のしやすさなどを考慮したうえでマニュアル類を紙媒体で作成するか電子データで作成するかを検討するとよいでしょう。

紙媒体でマニュアルを管理する場合は、内容の改ざんや紛失、不正な利用から規定書類を保護するための物理的対策が必要となります。

同様に記録類についても必ずしも紙媒体であることを要しません。事業者にとって使いやすく管理しやすい媒体で記録を管理するのが最も良い方法です。

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