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本人にアクセスする

本人にアクセスするとは?

「本人にアクセスする」とは取得した個人情報を使って本人に連絡する行為のことです。

個人情報保護法には本人にアクセスする場合に行うべきことについて特に何も定められていません。本人にアクセスする場合のことはプライバシーマーク(Pマーク)の規格であるJIS Q 15001の中で言及されています。

事業者がお客様から預かる個人情報の中には往々にして電話番号やメールアドレス、住所など連絡を取るための手段となるものも含まれます。このような情報があればお客様本人に簡単に電話したりはがきを送ったりすることもできます。

とはいえお客様が頼んでもいないのに事業者が自分の都合で連絡を取るならどうでしょうか。お客様は個人情報が自分の望まない方法で使われていることに不快感を覚えるに違いありません。そうならないためにプライバシーマーク(Pマーク)を持っている事業者は本人にアクセスする際、極めて慎重にならなければならないのです。

ここでいう「アクセス」には様々な連絡手段が含まれます。電話はもちろんのことFAXやメールも含まれます。ダイレクトメールなどの郵便物を送ることも含まれます。

プライバシーマーク(Pマーク)の規格では本人にアクセスする場合の措置として、本人に対して次のことを知らせ、同意を得なければならないと定められています。

 事業者名
 社内の個人情報保護管理者
 個人情報の利用目的
 個人情報を他の会社などに渡すことがあれば、そのこと
 個人情報を委託する場合があれば、そのこと
 開示などの求めに応じることとその窓口
 個人情報を提供するかどうかは本人が選べるということ
 本人が気づかない方法で個人情報を取得する場合があれば、そのこと
 個人情報を取得した方法

本人にアクセスする場合は以上の点について同意を得なければなりませんが、同意は最初にアクセスするタイミングと同時でも問題なく、必ずしもあらかじめ同意を得ておく必要はないとされています。

同意は書面で得るのがベストですが、状況によっては口頭での同意でも構いません。

本人にアクセスする場合のもう一つの措置として、本人にアクセスすることは個人情報の利用目的として事前に定めておく必要があります。

もし利用目的として定めていないのに本人にアクセスするとしたら、それは個人情報の目的外利用となってしまいます。事前に利用目的として定めていなかった場合は利用目的の内容を改めてお客様本人に知らせ、同意を得ておく必要があります。この場合の同意は最初にアクセスするよりも前に得なければなりません。

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