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正確性

正確性とは?

個人情報における「正確性」とは個人情報が正しい内容に保たれていることをいいます。

情報というものは内容が正しくなければ価値がありません。間違った内容の情報は価値がないどころかその情報を利用する人を間違った判断や行動に導くという危険性があります。

個人情報についても同様です。いつでもどこでも正しい内容に保たれていることが個人情報には欠かせません。個人情報の内容に間違いがあればその情報を使う事業者はもちろんのこと個人情報の本人であるお客様自身にも良くない影響が及びます。

こういったことを踏まえ、プライバシーマーク(Pマーク)制度は個人情報を取り扱う際に情報の「正確性」を保つよう努めることを事業者に対して求めているのです。

正確性には大きく分けて2つのことが関係しているといえます。一つは「正確であること」です。これはとりもなおさず情報が正しい状態であることを指します。

もう一つは「最新であること」です。お客様から受け取ったときは正しい個人情報でも、時間がたつにつれお客様側の状況の変化ゆえに情報が古くなってしまうことがあります。たとえばお客様が引っ越しをした場合です。個人情報のうち住所の部分を書き換えなければその情報は結果として不正確なものとなってしまいます。

事業者は個人情報の誤りを正して正確性を高めるために何ができるでしょうか。

管理している個人情報の中に間違いがあることを事業者自身が気づいたなら、お客様から指摘されなくても自ら修正することができます。

とはいえ個人情報が正確でないことに気づくのが常に事業者自身であるとは限りません。情報の本人であるお客様自身が気づく場合もあります。お客様側の状況の変化によって個人情報に変化が生じた場合は特にそうです。プライバシーマーク(Pマーク)を取っている会社はそういった場合のためにお客様自身が個人情報を修正できるシステムを用意しておくよう勧められています。もし自社ホームページが個人情報を登録できるシステムなのであれば、インターネット上で修正できるようにしておくことができるかもしれません。

もっとも個人情報の正確性を高めるためには、間違いが見つかった時に正すだけでなく、最初から正しい内容で個人情報を取り入れるよう努めることが不可欠です。

そのための方法としては、個人情報を入力する作業のためのマニュアルを作ることや入力した個人情報をチェックする人を決めておくことなどが考えられます。

どのような方法をとるかはそれぞれの事業者によって異なりますが、いずれにせよ実行することにした方法は社内ルールとして文書にまとめなければなりません。

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