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教育

教育とは?

プライバシーマーク(Pマーク)における「教育」とは個人情報保護の取り組みの中での自分の役割を果たせるよう従業員に必要な知識を教える活動のことです。

会社では普通、業務を行ううえで必要になる知識を従業員に教えるものです。このような教育を行うのはその業務の大切さを認識させたり業務を行う方法を理解させたりするためです。

プライバシーマーク(Pマーク)を持っている事業者はそういった通常の教育に加え、個人情報保護の取り組みに必要な知識を得させるための教育を行う必要があるのです。

JIS Q 15001というプライバシーマーク(Pマーク)の規格を見るとわかるように教育は「定期的に」行わなければなりません。これは最低でも1年に1度は行わなければならないことを意味します。

教育を受けるのは従業員全員です。個人情報を取り扱う業務に直接関係しない部門の従業員も教育する必要があります。直接関係しない従業員でも会社の中で個人情報に接する機会はあるはずですから、その際の情報の取り扱いについて学んでおくべきなのです。

教育といっても実際にはどのような内容の事柄を教えればよいのでしょうか。プライバシーマーク(Pマーク)の規格は次の3つのことを教育に含めるよう求めています。

一つ目は「個人情報保護がなぜ大切かという点」です。お客様などから預かった個人情報をルールに従って安全に取り扱うことの重要性とメリットを教えなければならないということです。

二つ目は「個人情報保護において自分がすべきことは何かという点」です。プライバシーマーク(Pマーク)の取り組みの中での役割は一人一人違います。従業員には自分自身の役割を理解させなければなりません。

三つ目は「個人情報保護を怠るとどうなるかという点」です。個人情報を正しく取り扱わないとお客様にも会社にも従業員自身にも悪影響が及びます。

プライバシーマーク(Pマーク)を取っている会社は従業員への教育を実行に移すための手順を決めておかなければなりません。また教育を実行する前には必ず教育の計画を立てるべきです。

もし教育の当日に欠席した受講予定者がいるなら、そのような従業員に対しては後日機会を必ず設け、教育が確実になされるようにしなければなりません。また教育しても十分に内容が理解できていない従業員がいるなら、再度機会を設け、十分に理解できるまで教育する必要があります。

実際に教育を実行した後はその教育に効果があったかどうかを確認し、それも含めて実行した事柄を記録に残さなければなりません。効果を確認する方法としてはアンケートや小テストによって従業員の理解度を確かめるといった方法があるかもしれません。

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