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委託

委託とは?

プライバシーマーク(Pマーク)における「委託」とは個人情報を取り扱う業務を他の会社などに行わせることです。

たとえ自社で個人情報の保護や正しい取り扱いに努めていても委託した先で個人情報の保護や正しい取り扱いがなされていないなら問題です。そしてもしそのような状況において委託先で個人情報の漏えいなどが起きたら、委託した元の会社も責任を取らなければなりません。

そのようなわけでプライバシーマーク(Pマーク)制度では個人情報の委託を行う際に個人情報保護のための十分な取り決めを設けることを重要視しています。

なおプライバシーマーク(Pマーク)には個人情報を「委託する」という表現のほかに個人情報を「提供する」という表現があります。この二つの違いは、「提供」が個人情報を渡すことであるのに対し「委託」は個人情報を取り扱う仕事を依頼することであるという点です。

個人情報を委託するとは具体的にどのようなことでしょうか。例えば以下のような業務を他の会社に委託する場合、それは個人情報の委託として取り扱うことになるでしょう。

 税理士に給与計算を委託する場合
 社会保険労務士に従業員の労務関係の手続きを委託する場合
 廃棄業者に個人情報を含んだ書類を廃棄してもらう場合
 印刷業者に名刺の印刷を委託する場合
 データセンターを利用する場合

以上の業務では従業員の個人情報やお客様の個人情報が会社と委託先の会社との間でやり取りされることになります。

一方次のような業務を委託する場合は、個人情報の受け渡しがない限り業務委託ではあっても個人情報の委託とはみなされません。

 清掃業者に事務所の清掃を委託する場合
 機器の定期的なメンテナンスを委託する場合
 警備会社に社内の警備を委託する場合
 人材派遣会社から社員を派遣してもらう場合

もちろん以上のような業務委託の場合でも、業者が会社の事務所に入ったり会社の設備を処理したりする状況が想定されます。ですから委託先として監督する必要はなくても会社としての個人情報の安全管理措置として必要な対策を講じることはプライバシーマーク(Pマーク)において求められています。

個人情報の委託を行う場合は、できるだけ委託の状況を明らかにすることが望ましいといえます。個人情報が実際にどのように処理されているのか、また自分が預けた会社以外の場所でも利用されているのかなどはお客様にとっても関心がある点ですし、お客様本人の権利を守るという観点でも明らかにしておく必要がある点といえます。

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