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2017/10/1

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共同利用

共同利用とは?

プライバシーマーク(Pマーク)における「共同利用」とは個人情報を他の事業者などと共有して利用・管理することです。

個人情報を一つの事業者だけで管理することは比較的安全かつ容易です。ところが複数の事業者でそれを行うとなると話は別です。個人情報の利用者の範囲の広さや各関係者の個人情報保護方針の多様性ゆえに個人情報保護における特殊なリスクが新たに発生するものです。

そのためプライバシーマーク(Pマーク)上では個人情報を共同利用する際に特別の注意が必要であるとされています。

なお個人情報の「共同利用」と個人情報の「提供」は異なります。提供は事業者から別の事業者へ個人情報を渡すことを意味しますので、共同で継続的に個人情報を利用する状態とは状況が違います。

定義は異なるのですが、現状では共同利用と極めて近似したありさまで個人情報の「提供」がなされていたり、あるいは共同利用の形式を取りながら実際に行われているのはほぼ「委託」であったりするということもよくあります。

ですからプライバシーマーク(Pマーク)取得会社は共同利用という名目で個人情報を他の事業者と共有していても実態がはたして共同利用といえるのかどうかを見極めなければなりません。

さて、プライバシーマーク(Pマーク)を持っている会社が実際に他の会社と個人情報を共同利用する場合ですが、まず共同利用すること自体を個人情報の利用目的として定め、共同利用することについて本人の同意を取得しておかなければなりません。

それから最低でも次のようなことを共同利用者間で取り決めなければなりません。

 共同して利用する個人情報の項目
 共同して利用する者の範囲
 共同して利用する者のすべての利用目的
 共同して利用する個人情報の管理について責任を有する者の氏名又は名称
 共同利用者の要件
 各共同利用者の個人情報取扱責任者、問い合わせ担当者及び連絡先
 共同利用する個人情報の取り扱いに関する事項
 共同利用する個人情報の取り扱いに関する取り決めが遵守されなかった場合の措置
 共同利用する個人情報に関する事件・事故が発生した場合の報告・連絡に関する事項

以上に挙げた取り決め事項の中に「共同して利用する個人情報の管理について責任を有する者の氏名又は名称」というものがありますが、これは事業者内の責任者のことではなく、共同利用する会社の中で一次的に責任を負う事業者のことを指しています。

また「共同利用する個人情報の取り扱いに関する事項」を取り決める必要がありますが、この部分においては個人情報漏えい防止策や目的外利用の禁止、利用後の廃棄や返却についての取り決めが必要となります。

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