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モニタリング

モニタリングとは?

「モニタリング」とは監視のことで、特にプライバシーマーク(Pマーク)では個人情報保護マネジメントシステムにおける自分の役割を果たしているかという観点で従業員を監視することを言います。

プライバシーマーク(Pマーク)の規格であるJIS Q 15001の要求に従業員の監督というものがあります。

プライバシーマーク(Pマーク)取得会社において実際に個人情報の適切な取り扱いを実行するのは人すなわち従業員ですから、従業員が個人情報保護のためのルールを守るかどうかが非常に重要になってきます。

従業員を監督するとは指示を与えるだけでなく指示に従っているかどうかをモニタリングすることでもあります。そこでプライバシーマーク(Pマーク)取得会社は何らかの方法で従業員のモニタリングを行います。

モニタリングの方法はいくつかありますが、ここではビデオやオンラインでモニタリングを実施する場合のことを考えてみましょう。ビデオやオンラインでモニタリングを行うこと自体は問題ありませんが、これを実施する場合は以下の点に気を付ける必要があります。

一つ目は「モニタリングの目的を定め、それを従業員に明示すること」です。モニタリングの目的とはモニタリングによって取得する個人情報の利用目的のことです。目的を示すことで従業員のプライバシーを守りつつモニタリングを実施することができます。

二つ目は「モニタリングの責任者とその権限の内容を定めること」です。モニタリングは慎重に行うべき重要な取り組みですから、責任者を定め、またその権限を明確に定めなければなりません。

三つ目は「モニタリングの社内規定案を社内に徹底すること」です。これはモニタリングを実施する前に行うべきです。

モニタリングをいつ、どこで、どのような方法で行うかを従業員が理解できるようにする必要があるということです。

四つ目は「モニタリングが適正に行われているかを監査すること」です。外部の審査とは別に内部で監査を実施することはプライバシーマーク(Pマーク)の要求事項ですが、監査の際にはモニタリングが正しい目的と方法で実施されているかを確認しなければなりません。

もちろん監査の機会だけでなく運用の点検の際にもモニタリングが個人情報保護に寄与する仕方で実施されているかどうかを確認するのがよいでしょう。

モニタリングを実施し、その記録を残すことでプライバシーマーク(Pマーク)取得会社は従業員を正しく監督していることを示すことができます。

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