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電子メール

電子メールとは?

「電子メール」とはテキストをはじめとする様々な形態のデータをネットワーク上で他の場所と送受信する通信手段のことです。「Eメール」と略したり単に「メール」と呼んだりするのが一般的です。

多くの業務現場で電子メールによる情報のやり取りがなされています。特に個人情報を含むデータを電子メールによって送受信する場合、プライバシーマーク(Pマーク)取得会社は安全管理措置を講じて個人情報が外部に漏れることがないよう適切に管理する必要があります。

個人情報を取得する場面において電子メールが使われることがあります。プライバシーマーク(Pマーク)上では電子メールによって本人から個人情報が送信される場合も「直接書面取得」に当たると位置づけられています。

ですからプライバシーマーク(Pマーク)取得会社は電子メールによって個人情報を取得した場合、利用目的などを本人に通知し、同意を得なければなりません。もっとも通知するのも電子メールによって行って差し支えありません。

プライバシーマーク(Pマーク)では個人情報を使って本人にアクセスする場合についても
規定されています。本人にアクセスする行為には電子メールによって本人に連絡する行為も含まれます。

そこでプライバシーマーク(Pマーク)取得会社は電子メールで本人にアクセスする場合についても利用目的等を通知し、同意を得る必要があります。

電子メールを利用するプライバシーマーク(Pマーク)取得会社はセキュリティに配慮して電子メールを活用することが求められます。

まず電子メールのアカウントには必ずパスワードを設定し、第三者が勝手に業務用のメールアカウントにアクセスすることがないようにしなければなりません。

電子メールで個人情報を送受信する場合は特に安全な通信を確保すべきです。基本的に個人情報を電子メールで外部に送信する場合はファイル自体にパスワードを設定する、もしくはファイルを暗号化するなどの対策を講じることが強く推奨されます。

また個人情報を電子メールで送信する際、誤った宛先にメールを送信して情報漏えいを引き起こすことがないようにすべきです。誤送信を防止する機能を持つシステムを利用するとか、宛先に確認を確実に行う体制を構築するなどの対策が必要です。

電子メールを複数の宛先に送信する場合はすべての送信先をBccに設定するなどして送信先同士がメールを受信していることを知ることがないようにすべきです。

以上のような電子メールのセキュリティ対策は主にプライバシーマーク(Pマーク)における技術的安全管理措置や物理的安全管理措置に含まれます。

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