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運用管理

運用管理とは?

プライバシーマーク(Pマーク)における「運用管理」とは、個人情報保護マネジメントシステムが確実に運用されるように運用の手順を明確化することを指します。

プライバシーマーク(Pマーク)とは個人情報を安全に取り扱っている事業者を認証する制度ですが、プライバシーマーク(Pマーク)において重要なのは言うまでもなく個人情報の安全な取り扱いを実際に実践していることです。個人情報保護は実践して初めて意味があります。

とはいえ組織として一つの取り組みを実行し、またそれを維持していくためには、実行するためのルールを定め、それが守られるよう管理することがどうしても必要になってきます。

プライバシーマーク(Pマーク)における個人情報保護マネジメントシステムについても同様のことが言えます。個人情報保護マネジメントシステムを構築し、それを会社として実際の業務の中で運用していくには手順を明確化し、それが順守されるように見届けなければならないわけです。

そういうわけでプライバシーマーク(Pマーク)の規格であるJIS Q 15001では事業者が個人情報保護マネジメントシステムのための各活動に関して手順を明確化することが要求されているのです。

それにしても「手順」とはいったい何でしょうか。手順とは業務を実行に移す際の順序・段取り・方法・手段のことです。手順が定められているなら、別の担当者が同じ業務を行うときに同じ成果を生み出しやすくなります。

プライバシーマーク(Pマーク)の取り組みには個人情報保護という明確な目的があります。手順が決められているなら、いつ、どこで、だれが必要な手続きを行っても同じレベルの成果を生み出しやすくなるのです。

プライバシーマーク(Pマーク)の審査においても、個人情報保護マネジメントシステムに必要なことが実行されているかという点だけでなく、実行する内容についてあらかじめ手順が定められているかという点が審査されます。これもプライバシーマーク(Pマーク)の運用においては運用管理が必要であるという考え方を前提にしています。

運用の手順が適切かどうかを見直すことも大切です。この点はプライバシーマーク(Pマーク)の規格であるJIS Q 15001の各要求事項の趣旨に沿って社内規程が定められているなら基本的に問題ないでしょう。もちろん社内規程は規格と一致しているだけでなく自社の業務の現状に相応のものであることが重要です。

運用管理が適切になされている事業者の個人情報保護マネジメントシステムは確実に実施されていると言えるでしょう。

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