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入力

入力とは?

「入力」とは、コンピュータに対してデータを与えることもしくは入れることを言います。プライバシーマーク(Pマーク)において個人情報を「入力する」とは、コンピュータなどの情報システムに個人情報をデータという形式で入れることを指します。

プライバシーマーク(Pマーク)で言及される個人情報のライフサイクルを見ると、その各局面の最初のものが「取得・入力」となっています。つまり入力とはプライバシーマーク(Pマーク)取得会社において個人情報が初めて発生する場面であるというわけです。

入力によって個人情報が発生する場面というのは一つではありません。会社内で個人情報を取り扱う担当者が自らコンピュータに個人情報を入力する場合もあれば、Webサイトのユーザー入力フォームに入力される場合のように個人情報の本人がコンピュータに入力する場合もあります。

いずれの場合でも個人情報の安全管理が必要であることは言うまでもありませんが、とりわけ社内で従業員が個人情報を入力する場合は、個人情報の正確性が保たれるよう特別な対策を講じるべきです。

講じる対策の一つ目として考えられるのは、「入力の手順を明確化すること」です。個人情報をシステムに入力する方法やタイミング、担当者、責任者を定めることが大事です。

講じる対策の二つ目は、「定めた手順を実施すること」です。当然のことながらプライバシーマーク(Pマーク)取得会社として定めた個人情報の入力手順が確実に守られるようにするためには、実際の作業を行う従業員に手順を周知し、理解させなければなりません。

講じる対策の三つ目は、「入力する権限を持つ者以外が立ち入れない環境の確保」です。もちろんこれを実施するかどうかは会社の環境や入力する個人情報の種類によって決まりますが、特に機密性の高い個人情報などを入力する場合においては、入力する環境への入退室を制限し、許可されていないものが勝手に入室して入力したり入力内容を更新したりすることがないようにするのが望ましいでしょう。

講じる対策の四つ目は、「入力できる端末を限定すること」です。これも三つ目と同様に許可されない入力を防止するために効果的な方法です。

講じる対策の五つ目は、「入力する端末の機能を制限すること」です。具体的には個人情報を入力する端末には外部記憶媒体を利用できないようにするなどの対策が考えられます。これにより不正な個人情報の持ち出しを防ぐことができます。

入力の際の正確性と安全性を確保することは、その後の個人情報の適正な管理に不可欠であり、プライバシーマーク(Pマーク)における個人情報保護の土台ともなります。

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