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様式

様式とは?

プライバシーマーク(Pマーク)において「様式」とは、記録を作成するために必要な項目を定めた書き方または文書のことです。「書式」、「ひな形」、「フォーマット」など呼び方は様々ですが、プライバシーマーク(Pマーク)の規格であるJIS Q 15001は「様式」という名称で統一しています。

プライバシーマーク(Pマーク)の取り組みにおいて記録が重要であることは言うまでもありません。記録は個人情報保護マネジメントシステムを確実に運用していることを証明するエビデンスとなりますし、日々の運用を見直す際の貴重な資料となるのも記録なのです。

しかしながらせっかく記録を作成していても、その記録に必要な情報が十分に記載されていなければ、その記録は不十分なものとなります。

会社という組織においては、必要な記録を作成するのが同一の担当者でない場合がほとんどです。ゆえに作成する人によって記録の記載事項が変わることのないよう、記録の書き方を示した定式、すなわち「様式」が必要となるわけです。

また様式は、それを作成する人が「記入する内容について何を書けばよいのかわからない」というような状況を生じさせないためにも役立ちます。とりわけプライバシーマーク(Pマーク)の運用においては時に個人情報の本人など社外の人が記録を作成する場合もあります。

プライバシーマーク(Pマーク)では必要な記録が定められていますが、たとえばどのような記録に対して事前に様式を作成しておくのが有効でしょうか。

たとえば「個人情報を特定するために使用する様式」があります。プライバシーマーク(Pマーク)の取り組みにおいてはまず社内にある個人情報を洗い出す必要がありますが、各部門が部門内にある個人情報を報告する際の様式を準備しておくのは有効な方法と言えます。

また「監査チェックリスト」があります。これはプライバシーマーク(Pマーク)取得会社が監査を行う際に各監査項目についてすぐに記録できるように作成するものです。必ず作成する必要があるわけではありませんが、作成しておくと非常に役立ちます。

ほかにも「苦情や相談を受け付ける様式」や「個人情報の開示なども求めなどを受け付ける様式」などがあります。これらはお客様など個人情報の本人が記入するものですので、平易で分かりやすい様式を作成しておくのがよいでしょう。また自社のWebサイトからダウンロードできるようにするなどして本人がすぐに活用できる環境を整備しておくことも大切です。

どの記録に対して様式を作成しておくかは各プライバシーマーク(Pマーク)で決めることができますが、いくつかの記録様式については作成しているかどうかが審査で確認されますので留意しておくとよいでしょう。

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