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再委託

再委託とは?

プライバシーマーク(Pマーク)において「再委託」とは、個人情報を取り扱う業務を委託された者がさらに別の者にその業務の一部または全部を委託することです。

業務委託における再委託は一般的に行われており、通常はコストや業務成果のレベルなど面で委託先と委託元双方にとってメリットがある場合に再委託がなされます。

プライバシーマーク(Pマーク)において再委託は禁止されていません。ですから再委託を行うか、あるいは委託先業者が再委託を行うことを承認するかどうかは、個々のプライバシーマーク(Pマーク)取得会社が自社の個人情報保護マネジメントシステムの運用手順に従って判断すべきことになります。

とはいえ再委託を行うことがプライバシーマーク(Pマーク)の運用においてどのようにリスクとなりうるかを認識しておくことは非常に重要です。

まず再委託を行った場合、その業務において取り扱われる個人情報は最低でも三者によって管理・利用されることになります。関係者が増えるほど管理面でのリスクが高まることは言うまでもありません。

また個人情報の取り扱いについて是正すべき何らかの点が見つかったとしても、その是正処置が完全に適用されてしまうまでにタイムラグが生じてしまうことも避けられません。

加えて個人情報保護の意識やレベルや運用体制の水準は、個々の事業者や団体、個人によって大いに異なることも忘れてはならない点です。委託元や委託先の会社がプライバシーマーク(Pマーク)を取得して個人情報保護に努めていても、再委託先の会社がずさんな管理をしていればそれだけで漏えいなどの事故の危険性が高まるのです。

もちろんデータの管理をセキュリティの整ったデータセンターなどに預けるという形で委託または再委託し、あえて個人情報保護の水準を確保するという手もあります。

いずれにしてもプライバシーマーク(Pマーク)取得会社は、委託先が再委託をする可能性があるすべての場合において委託契約書の中で再委託についての取り決めを事前に交わしておかなければなりません。

必要な取り決めの一つに、再委託を行うにあたっての委託者への文書による報告に関する点があります。

委託の場合でも業務の状況を報告することが非常に重要ですから、再委託においてはなおのこと定期的な報告が重要であることになります。

再委託を許可した場合、委託元であるプライバシーマーク(Pマーク)取得会社は委託先と再委託先を適正に管理することが必要になってきます。それも踏まえて再委託を許可するかどうか判断する必要があります。

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