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外部記録媒体

外部記録媒体とは?

「外部記録媒体」とは、外付けの記憶メディアで、書き込みや読み出しが行える取り外し可能な装置のことです。「外部記憶媒体」ともいいます。

代表的な外部記録媒体にはUSBメモリやCD-ROMなどがあります。

本来コンピュータにはコンピュータ本体内に主記憶装置(メインメモリ)が存在し、通常データはそこに格納されますが、持ち運びやデータの分類、またバックアップなどの目的のためにあえて外部記録媒体を利用することがあります。

プライバシーマーク(Pマーク)取得会社の多くは業務でUSBメモリなどの外部記録媒体を活用していますし、個人情報を含むデータの利用や処理に外部記録媒体を活用することもあります。

そこでプライバシーマーク(Pマーク)の取り組みの一環として外部記録媒体を適切に取り扱って個人情報を含むデータを安全に保護することが必要となります。

もし外部記録媒体を安全に取り扱わなければプライバシーマーク(Pマーク)上どのようなリスクが発生するでしょうか。

一つに個人情報の漏えいがあります。外部記憶媒体は社外に持ち出される機会も多いため、万一そのような場面で媒体を紛失すると、データが第三者の手に渡ってしまうおそれがあります。

また媒体の紛失は漏えいだけでなくデータの滅失につながることもあります。その結果個人情報を利用して提供するはずのサービスが運用できなくなることも考えられます。

このような事故を発生させないためにも、プライバシーマーク(Pマーク)は外部記録媒体の取り扱い方に関する手順を自社で定め、そのルールを守っていく必要があります。

まず個人情報を保存している外部記録媒体は社内の施錠できるキャビネットなどに保管するのが望ましい運用の一つといえます。外部記録媒体は小さいため盗難の被害に遭いやすい性質があります。施錠管理することは盗難や不正利用を防止する効果的な手法です。

持ち出しのルールを定め、それを順守するという方法もあります。外部記録媒体を従業員などが無断で持ち出せるような環境を作らないようにしましょう。

また個人情報を含む外部記録媒体は可能な限りパスワードを設定するとか暗号化するなどの方法をとり、万が一の紛失や盗難の場合でも中身を閲覧されないようにする必要があります。

外部記録媒体を利用できる端末を限定することも望ましい運用の一つです。機密性の高い個人情報を取り扱うパソコンには外部記録媒体を接続できないようにすると安全です。

それから社外の外部記録媒体を社内のネットワークに接続する際は、事前にウイルスチェックをするようにしましょう。

外部記録媒体は便利なものです。上手に活用しつつも適切に管理して個人情報保護を維持することが重要です。

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